Risk Management en de inzet van Defensie tijdens de coronacrisis
Een van de kerntaken van Defensie is de ondersteuning van de Nederlandse samenleving, uiterst actueel in de coronacrisis. Op tal van plekken levert Defensie ondersteuning. Hoe gaat Defensie om met covid-19 als biologische dreiging en hoe wordt Risk Management daarbij ingezet?
Bio-defense en de krijgsmacht
Bio-defense is een onderwerp waarmee de verschillende krijgsmachtonderdelen zich al veel langer bezighouden. Want zeker bij missies in het buitenland is het van groot belang op zoveel mogelijk dreigingen te zijn voorbereid, ook biologische. Met de covid-19 pandemie komen de verschillen in culturen tussen 'civiel' en 'militair' zichtbaar uit het stof. Met name de praktische geoefendheid in de samenwerking tussen beide werelden ontbrak. Dat is nu wel anders.
Het NARIM-kenniscentrum Risk Management organiseerde in februari een interessante (online) informatiebijeenkomst over het onderwerp. Dat gebeurde op initiatief van NARIM-lid Paul Kuiper. Hij is sinds een paar jaar voor een deel van de tijd werkzaam voor het Ministerie van Defensie.
Risicomanagement en Defensie
Tijdens de bijeenkomst werd dieper ingegaan op de verschillende manieren waarop risicomanagement wordt ingezet, bijvoorbeeld bij missies in het buitenland, maar ook in eigen land. Hoe kunnen civiele organisaties het militaire perspectief op risicomanagement gebruiken bij een crisis zoals de huidige pandemie? Aan het woord kwamen Stef Stienstra (Koninklijke Marine) en Renzo Versteeg (Koninklijke Landmacht).
OVER DE SPREKERS
Luitenant-kolonel Renzo Versteeg is senior staf adviseur bedrijfsveiligheid en tevens plaatsvervangend hoofd van de (nieuwe) afdeling bedrijfsveiligheid bij de staf van het Commando Landstrijdkrachten (Kromhoutkazerne Utrecht). Hij ondersteunt momenteel de verbetering van fysieke en sociale veiligheid binnen de landmacht, vanuit het perspectief van gedrag en cultuur. Zijn achtergrond omvat functies bij het wapen der genie (15 jaar), de militair psychologische en sociologische dienst (12 jaar) en de Onderzoeksraad voor Veiligheid (2 jaar), alsmede de master opleidingen sociale- en organisatiepsychologie (universiteit Leiden) en human factors & system safety (Lund university, Zweden). Hij is uitgezonden geweest naar Bosnië-Herzegovina.
Kapitein-luitenant-ter-zee Stef Stienstra is reserveofficier bij het 1-CMI (Civiel-Militair-Interactie Commando). Daarnaast is hij Subject Matter Expert (SME) CBRN (Chemisch Biologisch Radiologisch Nucleair) bedreigingen voor de Defensie Materieel Organisatie (DMO) en geeft daarin ook les op de NATO School in Oberammergau (Duitsland) en het NATO CBRN-defense Centre of Excellence in Vyskov (Tsjechië).
Daarvoor was hij verantwoordelijk voor het opzetten van het 'Mission Safety’ systeem bij de Directie Operaties (DOPS) op het Ministerie van Defensie. Daarmee werd een antwoord gegeven op het Rapport van Van der Veer over de veiligheid(scultuur) binnen de Defensieorganisatie naar aanleiding van het mortiergranaatincident in Kidal, Mali.
Risico’s zoveel mogelijk beheersbaar maken
Veiligheid en het beperken en beheersbaar maken van risico’s zijn binnen Defensie belangrijke onderwerpen. Risico’s zijn er altijd en ze zijn ook niet helemaal uit te sluiten, vertelde Kapitein-luitenant-ter-zee Stef Stienstra, zeker bij buitenlandse missies. 'Maar je kunt en moet wel goed nadenken op welke manier je risico’s aanvaardbaar kunt maken.'
Veiligheid begint en eindigt met opleiden
Veiligheid begint en eindigt met het opleiden van mensen en eenheden. Dat is het statement van Defensie. Opleiden en trainen begint met nadenken over doctrines, het schrijven van voorschriften en hoe je de doctrines gaan uitvoeren. Hiervan worden syllabi afgeleid. Dit leidt tot het geven van lessen en trainingen. Dit wordt aangeleerd en beoefend.
Dat is de basis onder veiligheid. De RI&E’s (Risico Inventarisatie en Evaluatie) van de eenheden moeten actueel zijn en bij wijzigingen in de bedrijfsvoering worden aangepast. Een actuele RI&E is een wettelijke verplichting, ook voor Defensie.
Cultuurverandering
Stienstra: ‘Na het Mali-incident van een aantal jaren geleden (twee dodelijk gewonde collega’s nadat een mortiergranaat vroegtijdig explodeerde) was duidelijk dat er op het gebied van veiligheid een cultuurverandering moest komen. Onveilige aspecten wil je vooraf zoveel mogelijk in kaart hebben gebracht en risico’s wil je mitigeren. Het risiconiveau moet aanvaardbaar zijn en er moest een heldere systematiek worden ontwikkeld om allereerst risico’s goed in kaart te brengen en hoe je daarmee om moet gaan op basis van een helder systeem en met gebruikmaking van duidelijke tools. Medewerkers van Defensie, en dit geldt met name voor militairen, zijn vooral doeners die behoefte hebben aan een helder systeem en vaste stramienen. Die vormen de basis hoe te handelen in gevaarlijke situaties.’
In kleine teams ben je volledig op elkaar aangewezen
‘Tijdens een missie werk je in kleine teams, waarin je volledig op elkaar bent aangewezen. Natuurlijk gebeuren er altijd zaken die je van tevoren niet had kunnen verwachten en juist dan is het goed om te handelen volgens eerder gemaakte afspraken. Bovendien willen we leren van wat mensen in de praktijk allemaal tegenkomen. Belangrijk is de veiligheids- en risicosystemen voortdurend te actualiseren om op basis van alle relevante informatie tot een zo goed mogelijke besluitvorming te komen. ‘De vRAO, Risico Analyse Operationele Omstandigheden, en de RI&E zijn belangrijke documenten die moeten "leven", evenals diverse assessments. Defensie is een continu lerende organisatie.’
De onzichtbare vijand
Biologische dreigingen zoals nu met covid-19 kunnen een enorme impact hebben: op mensen en op de samenleving. Dat hebben we het afgelopen jaar wel ervaren, aldus Stienstra. ‘Het is een "vijand" die je niet ziet en virussen kunnen snel muteren. Nieuwe biologische dreigingen zijn voortdurend aanwezig. Defensie heeft op dit gebied van oudsher een belangrijke taak. Bijvoorbeeld om in geval van een calamiteit getrainde mensen en middelen te kunnen inzetten als dat nodig is. Zoals verpleegkundig personeel en medici, maar ook logistieke mensen. Dat is ook gebeurd, veel meer dan op het eerste gezicht naar buiten is gekomen.’
Betrouwbare informatie en heldere structuren
Informatie is cruciaal om goede risicoanalyses te kunnen maken en daarvoor zijn weer structuren nodig om alle informatie te kunnen verwerken, scenario’s te ontwikkelen en besluiten te kunnen nemen. Aannames zijn er altijd, stelde Luitenant-kolonel Renzo Versteeg. Maar kloppen die? Dat is volgens hem een van de belangrijkste vragen. ‘Als commandant wil je een besluit nemen op basis van goede en betrouwbare informatie, al is soms niet meer dan 50% aan informatie beschikbaar. De aannames waar je van uit moet gaan, moeten ook zo betrouwbaar mogelijk zijn en daarvoor zijn scenario’s weer van groot belang.’
'In deze coronacrisis is er een hoofdrol voor de medische specialisten van Defensie. Zij brengen onder meer kennis over de militaire structuren in.'
Defensie in actie tegen corona
Net als Stienstra vindt ook Versteeg training en opleiding essentieel, ook in de huidige crisis. Met als belangrijk doel besmettingen zo goed mogelijk te bestrijden en te voorkomen. Planning en uitvoering zijn de twee essentiële elementen in de aanpak van Defensie. ‘In de huidige coronacrisis is er een hoofdrol voor de medische specialisten in onze organisatie. Zij brengen onder meer kennis over de militaire structuren in. Bijvoorbeeld bij het Landelijk Coördinatiecentrum Patiëntenspreiding. Het is een van de voorbeelden waarbij gebruik wordt gemaakt van Defensie en de kennis binnen de organisatie.’
Zekerheid creëren on onzekere tijden
Het doel is volgens Versteeg om via duidelijke structuren en op basis van goede informatie zekerheid te creëren, 'al weet je niet wat er op je af komt'. Op het moment gebeuren er best veel ad hoc-dingen waarvoor snelle besluiten nodig zijn, aldus Versteeg, maar van belang is om de structuur goed in beeld te houden. Veilig aan de slag gaan en de voortzetting kunnen garanderen. ‘Want wij gaan straks weer weg en dan moet de organisatie het zelf doen.’
Ervaring van missies wordt gebruikt bij de covid-inzet in Nederland
De manier van werken tijdens missies wordt ook gebruikt bij de covid-inzet in Nederland. Bijvoorbeeld via de levering van zorgpersoneel, ondersteuning op logistiek gebied bij de opzet van test- en vaccinatielocaties, patiëntenplanning vanuit het Erasmus MC in Rotterdam, de opzet van een mobiel laboratorium in samenwerking met het LUMC en de inzet van de Zr.Ms. Karel Doorman in het Caribisch gebied.
Inzet van 38.000 werkdagen
Tussen maart en juli 2020 zijn 80 bijstandsaanvragen toegekend en uitgevoerd, resulterend in een totale inzet van 38.000 werkdagen. ‘Belangrijk blijft zoveel mogelijk zekerheid te creëren in een onzekere omgeving. In 2009 bij de bestrijding van de Mexicaanse griepepidemie hadden we een leidende rol en werd gezorgd voor een daadkrachtige uitvoering. Wij zijn nu meer ondersteunend. Feit blijft dat we helpen de reguliere zaken zo lang en zo goed mogelijk door te laten gaan.’
Structuur aanbrengen, betrouwbare informatie vergaren en daar vervolgens mee aan de slag gaan. Een belangrijke boodschap voor Risk & Insurance Managers, maakte Paul Kuiper het bruggetje naar NARIM aan het slot. ‘We worden er vaak op afgerekend. Het verhaal van Defensie toont weer eens aan hoe belangrijk dit is.’
