Royal Cosun: Risk Management nieuwe stijl
Positieverandering Risk & Insurance Manager is noodzaak
Makelaars en verzekeraars bieden vanuit hun achtergrond logischerwijs vaak standaardproducten aan. Bij het agro-industriële concern Royal Cosun, waartoe bedrijven als Suikerunie, Duynie en Aviko behoren, doen ze dat helemaal anders door veel meer uit te gaan van eigen kracht en behoefte. Risk Management nieuwe stijl.
Brainstormsessie NARIM Kenniscentrum Risk Management
NARIM-lid Jeroen Helders en Ron de Bruijn, Managing Partner van Riskonet, vertelden er uitgebreid over tijdens een zeer leerzame brainstormsessie, georganiseerd door het NARIM kenniscentrum Risk Management. Jeroen deed dat vanuit zijn functie als Group Treasurer & Insurance Risk Manager, Ron namens Riskonet. Riskonet is als partner van Royal Cosun nauw betrokken bij de opzet, ontwikkeling en implementatie van de nieuwe methodologie.
Ron de Bruijn en Jeroen Helders
Anders denken is broodnodig
Anders denken is broodnodig; in de verzekeringswereld, maar ook binnen de bedrijven waarvoor de NARIM-leden werkzaam zijn, vindt Jeroen Helders. Dat houdt in veel meer in eigen hand nemen en Risk Management laten uitgroeien tot een collectief gedragen verantwoordelijkheid van hoog tot laag op de werkvloer. Opgeteld leidt dat tot een grotere veiligheid in de vele fabrieken en vestigingen met minder risico’s op schade en uitval van processen. En alleen risico’s verzekeren daar waar nodig. Als sluitstuk dus. Dat zijn belangrijke pijlers van het nieuwe Risk Management-beleid van het concern.
Jeroen: ‘We zijn deze weg een aantal jaren geleden ingeslagen. Ik vond dat het anders kon en moest. Wellicht heeft mijn treasury-achtergrond daarmee te maken. Ik vind het tijd voor een Risk Management-beleid dat veel meer uitgaat van de lange termijn en veel minder van ad hoc maatregelen op basis van overheidsbesluiten en wat verzekeraars willen.’
Disconnectie
Na Jeroens aantreden bleek er geen duidelijk beeld te zijn van wat Royal Cosun wilde en wat de diverse divisies binnen het bedrijf wilden. Er bleek een belangrijke disconnectie te zijn tussen het bedrijf en het Risk Management-beleid, met ook nog eens aanzienlijke verschillen tussen de afzonderlijke bedrijven en divisies. Jeroen: ‘We wilden toe naar een collectieve verantwoordelijkheid, gestoeld op centrale doelstellingen en daarop aansluitende doelstellingen op divisieniveau. In dat beleid moet van hoog tot laag duidelijk zijn wat de doelstellingen zijn en hoe je daarnaar moet handelen. Verzekeren is in die aanpak een sluitstuk en geen doelstelling op zich.’
In de Cosun-brede visie zijn bedrijfscontinuïteit, schadebeperking, compliance met wet- en regelgeving en veiligheid belangrijke onderdelen. Een niveau lager, op divisieniveau, zijn leverzekerheid, klanttevredenheid en klanteisen belangrijke doelstellingen. ‘Het verlies van productie, bijvoorbeeld als gevolg van een brand of door onveilige situaties en ontevreden klanten, zijn belangrijke risico’s die goed moeten worden gemanaged. Risicofactoren zijn bijvoorbeeld tekortschietend onderhoud aan gebouwen, installaties en machines, niet voldoen aan wet- en regelgeving, de aanwezigheid van adequate sprinklersystemen, falende brandscheidingen in productielocaties en het ontbreken van consistente veiligheidsstandaarden.’
Gap Assessment Asset Safety, kortweg GAAS
Om uiteindelijk te komen tot een op het hoogste niveau gedragen Risk Management-beleid werd gestart met een omvangrijke inventarisatie van alle aanwezige documentatie en specificaties van gebouwen en systemen. Met veel bezoeken aan locaties om zelf te kijken hoe de zaken gaan en om in gesprek te gaan met de lokale leiding en met medewerkers. Met behulp van Riskonet zijn gedetailleerde analyses gemaakt van al die situaties en daarin zijn ook organisatorische aspecten, informatie over vergunningen en de veiligheid van mensen meegenomen. In deze zogenaamde GAAS (Gap Assessment Asset Safety) rapportages is nauwgezet gekeken naar ‘gaps’ en te nemen maatregelen. ‘GAAS is kort gezegd een nulmeting over de situatie in de hele organisatie,’ aldus Ron de Bruijn.
Guidance notes
In het nieuwe risicobeleid krijgen veiligheidsmaatregelen en het veiligheidsdenken onder medewerkers veel aandacht. De basis hieronder zijn zogenaamde guidance notes die door Cosun samen met Riskonet zijn opgesteld. ‘Deze guidance notes zijn het kader waarbinnen iedereen werkt,’ zegt Jeroen Helders. ‘Het zijn beknopte en overzichtelijke documenten waarin de ideale veiligheidssituaties, maar ook risico’s en maatregelen worden benoemd. Bijvoorbeeld over de compartimentering in een productieruimte. Waaraan moet die voldoen, wat is er te verbeteren en hoe gaan we dat in de praktijk garanderen? Dit soort vragen leveren verstandige discussies op met betrokkenen en het versterkt het bewustzijn bij iedereen in hoge mate. Zeker als je ervoor zorgt dat maatregelen goed gedragen worden door het management en door de mensen op de werkvloer. Dit is veel effectiever dan van bovenaf opgelegde maatregelen.’
Het betrekken van het lokale management en medewerkers en het overwinnen van de aanvankelijke scepsis is een intensief proces, hebben Jeroen en Ron ervaren. Maar het heeft effect gehad. Ron: ‘Natuurlijk heb je aanvankelijk met weerstanden te maken en moet je die zien te overwinnen. Directe communicatie en je aanwezigheid ter plekke helpen daarbij. Als mensen ervaren dat er naar hen wordt geluisterd en als ze zien dat er maatregelen worden genomen en dat daarvoor ook budget wordt vrijgemaakt, ontstaat er draagvlak. Dat versterkt op zijn beurt ook weer dat – waar nodig – mensen elkaar gaan aanspreken op zaken. Risico’s worden daardoor aanzienlijk verkleind.’
Een flinke schade als 'trigger'
Ook een flinke schade kan helpen het belang van deze vernieuwende aanpak op het hoogste bestuursniveau te onderstrepen. Jeroen: ‘Er is een flinke bedrijfsbrand geweest bij een Aviko-vestiging in Lomm. De schade bedroeg enkele miljoenen. Die schade heeft de ontwikkeling van ons nieuwe Risk Management-concept en van de GAAS-exercitie versneld, te beginnen bij Aviko, op dat moment onze zwakste schakel vanuit Risk Management bezien. Dit heeft er bij Aviko onder meer toe geleid dat bepaalde productielijnen, indien vanuit risicobeleid noodzakelijk, in overleg met het management tijdelijk zijn stilgelegd om de veiligheidssituatie voor medewerkers te verbeteren en om daarmee ook de continuïteit beter te kunnen garanderen. Daardoor hebben we het bedrijf weer verzekerbaar gemaakt en is de premie slechts beperkt gestegen.’
Ook verzekeraars zien inmiddels de meerwaarde
Niet alleen de top van de organisatie en het senior management zijn inmiddels overtuigd van het nieuwe Risk Management, ook de betrokken verzekeraars zijn dat in toenemende mate. Ook dat heeft best moeite gekost, erkennen Jeroen Helders en Ron de Bruijn. Ron: ‘Men was gewend vanuit de traditionele rol te blijven denken en te doen. We moesten duidelijk maken dat onze gegevens vaak beter waren dan die van de verzekeraars zelf en dat ze op basis van onze data betere risico-inschattingen konden maken en daarmee ook hun premies konden bepalen.’
'We moesten verzekeraars duidelijk maken dat onze gegevens vaak beter waren dan die van hen zelf'
Op zijn beurt heeft dat er weer toe geleid dat de rol van verzekeraars en zeker die van de makelaar, is teruggebracht tot de essentie. Jeroen: ‘In de wederzijdse relatie zijn transparantie en vertrouwen van essentieel belang. Maar we houden de regie wel zoveel mogelijk in eigen hand. Ons uitgangspunt is: welke risico’s zijn acceptabel en wat willen we verzekeren? We voeren ons eigen beleid, maar nemen de verzekeraars mee in onze afwegingen en we kopen zelf onze dekking in. De rol van de makelaar is door deze aanpak sterk gereduceerd en dat levert ons kostenvoordelen op. Dat budget investeren we weer in verdere verfijning van ons systeem en in maatregelen ter plaatse. Door de directe communicatie is er ook minder ruis op de lijn. We hebben ons met deze aanpak aanvankelijk kwetsbaar opgesteld, maar dat is steeds meer onze kracht geworden.’
Royal Cosun: koploper in Nederland
Royal Cosun gelooft inmiddels heilig in de ontwikkelde aanpak en geldt op dit gebied als koploper in Nederland. Risk Management is verankerd op hoog niveau in de organisatie en bevindt zich vooraan ‘in de keten’ bij investeringen en bij overnames.
‘We gaan beslist verder op de ingeslagen weg,’ stelt Jeroen. Inmiddels zien ook andere bedrijven de meerwaarde van deze aanpak in, zo bleek tijdens de brainstormsessie met NARIM-leden. Jeroen: ‘Natuurlijk is elke organisatie anders en kost het erg veel inspanning om zover te komen zoals wij nu zijn, maar ik raad iedereen wel aan de stap te maken en meer regie te nemen over je eigen Risk Management. En natuurlijk kun je gebruik maken van wat er al is.’
‘Met Riskonet hebben wij een belangrijke partner gevonden wat Risk Engineering betreft. Onze samenwerking levert Royal Cosun de zekerheid van een deskundige en eerlijke blik op risico’s en veiligheid. Als sparringpartner, als kritische blik en als aanjager om het tempo van het proces erin te houden. De coaching van Riskonet kunnen we goed gebruiken, ook in de toekomst. Want regels veranderen, situaties in onze bedrijven veranderen en daarmee ook de risico’s. Ook goed beleid heeft onderhoud nodig.’
Meer weten
Meer weten over het Risk Management bij Royal Cosun, over GAAS en over de aanpak?
Neem contact op met:
Jeroen Helders, Cosun: jeroen.helders@cosun.com
Ron de Bruijn, Riskonet: ron.debruijn@riskonet.com
Over Royal Cosun »
Over Riskonet »
Afbeelding Cosun House of Responsibility downloaden »
De volledige presentatie is voor leden beschikbaar via het NARIM-ledenportal.
